Jak Krajowy System e-Faktur zmienia controlling i finanse firmy

Od 1 lutego 2026 r. zaczyna obowiązywać Krajowy System e-Faktur, który fundamentalnie zmienia logikę obiegu danych finansowych w firmach. Faktura istnieje prawnie dopiero w momencie jej przyjęcia przez system centralny. Podatek VAT przestaje być deklaracją przygotowywaną na koniec okresu rozliczeniowego – staje się sumą pojedynczych zdarzeń gospodarczych, rejestrowanych i widocznych niemal w czasie rzeczywistym.

W praktyce oznacza to jedną wersję danych i koniec nieformalnego obiegu dokumentów. Znikają faktury „w drodze”, wersje robocze i opóźnienia pomiędzy sprzedażą, księgowością i controllingiem. Dane sprzedażowe i kosztowe są dostępne szybciej, a proces zamknięcia miesiąca ulega skróceniu.

Jednocześnie rośnie znaczenie jakości danych na wejściu. Każdy błąd fakturowy jest widoczny od razu i wymaga formalnej korekty, która ma realne skutki podatkowe i płynnościowe. Controlling coraz rzadziej działa po fakcie, a coraz częściej odpowiada za projektowanie i zabezpieczanie procesów sprzedażowych oraz fakturowych.

KSeF wpływa również na cash flow. Jedna wersja faktury eliminuje spory o dokumenty i może skracać DSO, ale moment wystawienia faktury zaczyna bezpośrednio determinować obowiązek VAT i przepływy pieniężne. Brak spójności między sprzedażą, fakturowaniem i controllingiem szybko ujawnia się w wyniku i płynności.

KSeF nie jest problemem technicznym. Jest testem dojrzałości organizacji, jakości danych i odpowiedzialności procesowej. Dla controllingu to nie zagrożenie, lecz wyraźny sygnał, że porządek w finansach zaczyna się znacznie wcześniej niż na etapie księgowania.

Jeżeli firma chce opierać decyzje na rzetelnych danych, świadomie zarządzać marżą, płynnością i ryzykiem, controlling staje się naturalnym narzędziem porządkującym finanse. Do takiego podejścia zapraszam we współpracy z MK Vision Consulting.