Wzrost sprzedaży zazwyczaj kojarzy się z sukcesem. Więcej klientów, większe zamówienia i rosnące przychody wyglądają dobrze w raportach. Jednak dynamiczny rozwój może również ujawnić problemy, które wcześniej pozostawały niewidoczne.

Firma może zwiększać obroty, a jednocześnie tracić płynność finansową. Może pozyskiwać nowych klientów, ale realizować część kontraktów poniżej opłacalności. Może również inwestować w sprzęt, ludzi i zapasy szybciej, niż pozwalają na to jej możliwości finansowe.

Dlatego przed podjęciem decyzji o dalszym rozwoju warto sprawdzić, czy finanse firmy są na ten rozwój rzeczywiście przygotowane.

1. Rentowność ważniejsza niż sam wzrost sprzedaży

Wysokie przychody nie zawsze oznaczają wysokie zyski. Każdy dodatkowy kontrakt generuje również koszty: zakup materiałów, wynagrodzenia, transport, energię, finansowanie oraz obsługę administracyjną.

Podstawowe pytanie powinno brzmieć nie tylko: „Ile sprzedajemy?”, ale przede wszystkim: „Ile na tej sprzedaży zarabiamy?”.

Warto regularnie analizować rentowność:

• poszczególnych produktów i usług
• klientów oraz grup klientów
• kontraktów i projektów
• oddziałów lub obszarów działalności
• kanałów sprzedaży

Zdarza się, że największy klient generuje wysoki obrót, ale po uwzględnieniu rabatów, kosztów obsługi, reklamacji i wydłużonych terminów płatności jego rzeczywista rentowność jest bardzo niska. Rozwój oparty na nierentownej sprzedaży może pogłębiać problemy zamiast wzmacniać firmę.

2. Kontrola przepływów pieniężnych

Zysk wykazany w rachunku wyników nie oznacza, że pieniądze znajdują się już na rachunku bankowym. Firma może być rentowna, a mimo to mieć trudności z regulowaniem zobowiązań.

Problem pojawia się szczególnie wtedy, gdy przedsiębiorstwo:

• udziela klientom długich terminów płatności
• musi wcześniej zapłacić dostawcom
• zwiększa zapasy
• realizuje duże inwestycje
• szybko zatrudnia nowych pracowników
• spłaca wysokie raty kredytów i leasingów

Dlatego rozwijająca się firma powinna posiadać prognozę cash flow obejmującą przynajmniej najbliższe 2 miesiące. Pozwala ona wcześniej zauważyć okresy niedoboru gotówki i zaplanować działania, zanim pojawią się opóźnienia w płatnościach.

3. Budżet, który wspiera podejmowanie decyzji

Budżet nie powinien być dokumentem przygotowywanym raz w roku i odkładanym do segregatora. Jego zadaniem jest wspieranie bieżącego zarządzania firmą.

Dobry budżet pokazuje:

• planowane przychody
• koszty stałe i zmienne
• wynik operacyjny
• zapotrzebowanie na kapitał obrotowy
• planowane inwestycje
• źródła finansowania
• przewidywany stan środków pieniężnych

Nie chodzi o idealne przewidzenie przyszłości. Chodzi o przygotowanie firmy na różne możliwości. Dlatego warto tworzyć co najmniej trzy scenariusze: bazowy, optymistyczny i ostrożny.

Jeżeli sprzedaż będzie niższa od planowanej o 10 procent, firma powinna wiedzieć, które działania podejmie w pierwszej kolejności. Jeżeli natomiast sprzedaż wzrośnie szybciej, trzeba określić, jak zostanie sfinansowany wzrost zapasów, należności i zatrudnienia.

4. Kapitał obrotowy pod kontrolą

Im szybciej rozwija się firma, tym więcej środków może potrzebować na finansowanie codziennej działalności. Wzrost sprzedaży często oznacza większe należności, większe zapasy oraz wyższe zobowiązania wobec dostawców.

Kluczowe znaczenie mają tutaj trzy obszary:

• czas oczekiwania na zapłatę od klientów
• okres przechowywania zapasów
• terminy płatności wobec dostawców

Nawet niewielkie skrócenie cyklu należności może uwolnić znaczną ilość gotówki. Podobny efekt może przynieść ograniczenie nadmiernych zapasów lub renegocjowanie terminów płatności z dostawcami.

Kapitał obrotowy powinien być analizowany nie tylko na poziomie całej firmy, ale również według klientów, produktów i poszczególnych obszarów działalności.

5. Finansowanie dopasowane do celu

Nie każde źródło finansowania nadaje się do każdego celu. Inwestycji o kilkuletnim okresie zwrotu nie powinno się finansować krótkoterminowym limitem w rachunku bieżącym. Z kolei przejściowego niedoboru gotówki nie zawsze warto pokrywać długoterminowym kredytem inwestycyjnym.

W zależności od potrzeb przedsiębiorstwo może korzystać między innymi z:

• kredytu obrotowego
• kredytu inwestycyjnego
• leasingu
• faktoringu
• pożyczki
• finansowania właścicielskiego
• dotacji i instrumentów preferencyjnych

Przed zaciągnięciem finansowania należy sprawdzić nie tylko wysokość raty, ale także wpływ zobowiązania na płynność, poziom zadłużenia i zdolność firmy do obsługi długu.

Finansowanie powinno wspierać rozwój, a nie jedynie odsuwać problem niedoboru gotówki w czasie.

6. Wskaźniki, które dają sygnał ostrzegawczy

Zarząd nie potrzebuje kilkudziesięciu stron raportów. Potrzebuje kilku właściwie dobranych informacji, które pozwalają szybko ocenić sytuację firmy.

Do najważniejszych wskaźników należą:

• rentowność sprzedaży
• marża brutto
• EBITDA
• płynność bieżąca
• poziom zadłużenia
• rotacja należności
• rotacja zobowiązań
• rotacja zapasów
• przepływy pieniężne z działalności operacyjnej
• zdolność do obsługi zadłużenia

Najważniejsza jest jednak nie sama wartość wskaźnika, lecz jego zmiana w czasie. Pojedynczy wynik może niewiele powiedzieć. Dopiero obserwacja trendu pokazuje, czy sytuacja firmy poprawia się, czy stopniowo pogarsza.

7. Regularne raportowanie zarządcze

Dane finansowe mają wartość tylko wtedy, gdy docierają do osób decyzyjnych odpowiednio szybko. Raport przygotowany kilka tygodni po zakończeniu miesiąca często opisuje problem, którego nie można już łatwo zatrzymać.

Skuteczny raport zarządczy powinien przedstawiać:

• wykonanie planu sprzedaży
• rentowność działalności
• wynik rzeczywisty w porównaniu z budżetem
• aktualną i prognozowaną sytuację gotówkową
• stan należności oraz zobowiązań
• poziom zadłużenia
• najważniejsze odchylenia
• rekomendowane działania

Raport nie powinien ograniczać się do prezentacji liczb. Powinien odpowiadać na trzy pytania: co się wydarzyło, dlaczego się wydarzyło i co należy teraz zrobić.

Rozwój firmy powinien być zaplanowany finansowo

Bezpieczny rozwój nie polega na unikaniu ryzyka. Polega na świadomym podejmowaniu decyzji na podstawie rzetelnych danych.

Firma przygotowana do wzrostu zna rentowność swoich działań, prognozuje przepływy pieniężne, kontroluje kapitał obrotowy i wie, jak sfinansuje kolejne etapy rozwoju. Dzięki temu może szybciej reagować na zagrożenia i lepiej wykorzystywać pojawiające się możliwości.

Jeżeli sprzedaż rośnie, ale poziom gotówki nie zwiększa się, raporty powstają zbyt późno albo zarząd nie ma pewności, które produkty i kontrakty są naprawdę rentowne, warto przeprowadzić diagnozę finansową przedsiębiorstwa.

MK VISION CONSULTING wspiera właścicieli i zarządy firm w analizie finansowej, budżetowaniu, zarządzaniu cash flow, kontroli kosztów oraz tworzeniu praktycznych raportów zarządczych.

Skontaktuj się, aby sprawdzić, czy finanse Twojej firmy są przygotowane na dalszy rozwój.